DOCUMENTALOCURA

RESUMEN: Las Ciencias de la Documentación, independientemente de cualquier otro objetivo que tengan a mayores, suponen la columna vertebral del conjunto de ciencias existentes. El estudio de cualquier campo del saber ha de ir debidamente acompañado de un trabajo documental preciso y exigente, que nos permita exponer de forma clara y concisa las ideas que queremos transmitir. La documentación, por tanto, ha dejado de ser una disciplina aislada a fagocitarse con el resto de las áreas del conocimiento, bebiendo éstas de sus instrumentos y herramientas con el fin de crear documentos de información veraz y contrastada. Por lo tanto, la selección y jerarquización de la información se convierte, en nuestros días, en una facultad que todo profesional de la comunicación debe tener y saber utilizar. Para ello, las Ciencias de la Documentación y, en nuestro caso particular, la Documentación Informativa, nos aportan las técnicas adecuadas para poder ejercer nuestro trabajo con rigor y determinación, formando parte de la ya llamada Sociedad de la Información, en la cual no tiene cabida un trabajo mal documentado.

PALABRAS CLAVE: Documentación/Comunicación/Historia de las Ciencias de la Documentación/Investigación en información

ABSTRACT: Sciences of Documentation, a part from another aim, are the backbone of the whole existing sciences. The study of no matter knowledge areas must be duly accompanied by a precise and demanding documental work, which let us show understandably the ideas that we want communicate. Documentation is now, by the way, a science which is connected with the rest of the knowledge areas, that ones who feed from its tools, with the intention of creating documents with verified information. Because of that, the correct selection of this information has become, nowadays, in an ability which any professional who works in communication stuff should use in a right way. For that, Sciences of Documentation and, particularly, Informative Documentation, give us the suitable skills for can do our works with exactitude and determination, been a part from that phenomenon called the Society of Information, where it´s impossible to find a wrong documented project.

KEY WORDS: Documentation/Communication/History of Sciences of Documentation/Investigation based on information

Definición y objeto de la Documentación

Para comenzar, la Documentación puede estar definida de diferentes maneras.

Según el Diccionario Enciclopédico de Ciencias de la Documentación de José López Yepes, Documentación está definida como:

“Acción y efecto de documentar o documentarse; de buscar información con el fin de que sirvan a un usuario. Material recopilado para una investigación. Cada uno de los documentos que permiten realizar trabajos, investigaciones, proyectos y que a su vez generan nuevos documentos. La selección, el análisis y el estudio de cada una de las partes de una ciencia que se emplean para que otros usuarios puedan trabajar con posterioridad. Aquellos documentos que se crean con el fin de dar un testimonio o para apoyar una serie de teorías”.

¿Qué es Documentación? Según L. de Gregori, se basa en la técnica de recoger y ordenar, por medio de signos de cualquier especie (escritura, imágenes, esquemas, símbolos, etc.), un objeto, un hecho, un conocimiento; es, pues, además de todo cuanto comprende lo impreso, el libro, la revista, el artículo de periódico, el boletín de información, etc., todo aquello que se produce y que la memoria humana no alcanza a retener.

La función de la Documentación la analizaremos bajo la óptica de J. Rivére Roger, que dice lo siguiente:

“La tarea de documentación se completa necesariamente con la tarea de información. Son los dos aspectos complementarios del proceso general de la comunicación. La función esencial de un organismo de documentación consiste en integrar la masa de conocimientos esparcidos en los documentos; posee, además, un papel intermediario o instrumental, ya que se encarga de recoger o clasificar los documentos para ponerlos a disposición de los que van a utilizarlos, después de transformarlos en su forma y presentación, si es necesario. Su misión, en suma, consiste en facilitar el trabajo del que ha de hacer uso de la documentación, tanto para conseguirla cuanto para aprovechar su contenido. El centro de documentación necesita, por tanto, técnicos y especialistas, bibliotecarios y documentalistas con el fin de hacer frente de un modo eficaz a las peticiones de los investigadores”.

Por tanto podríamos agrupar el concepto de Documentación en tres grupos:

El primero de ellos sería el de aquellas definiciones que entroncan con el pasado y anclan, por así decirlo, la documentación son épocas anteriores al actual. Son las llamadas definiciones Bibliotecarias.

El segundo, recoge aquellas definiciones que consideran a la Documentación como una ciencia.

El tercer grupo está formado por aquellas definiciones con un marcado carácter técnico-práctico.

La Documentación es, por tanto, el proceso de la comunicación por el que una persona o colectividad recibe las referencias de unos objetos, “los documentos”, debidamente tratados, relativos a un determinado dominio de la actividad social que el individuo desempeña, tales que le hacen competente para el ejercicio de esa actividad cuando los maneja de manera correcta.

El problema de todo el proceso documental estaría en cómo representar los documentos que más tarde será preciso recopilar, ya que aunque contemos con la tecnología informática más precisa y desarrollada para el proceso de búsqueda, si el documento está mal representado, no lo encontraremos.

Orígenes e historia de la Documenación

“La historia externa del movimiento intelectual y una preparación indispensable para el estudio de la historia interna” definía así el eminente polígrafo español Marcelino Menéndez y Pelayo el fin inmediato del movimiento documental.

El movimiento documental internacional tiene sus raíces en el principio del universo y se remonta hasta los orígenes de la litografía y de la paleografía. Su actividad en la actualidad ha evolucionado con la multiplicación del conocimiento humano y la configuración del marco científico.

El primer intento de representación humana surge en las líneas de la paleografía y hasta las listas en las paredes de las bibliotecas anteriores a la era cristiana en las paredes de las bibliotecas anteriores a la era cristiana en las que costaba una relación de documentos arcillosos el hombre no cesó de producir basísticas documentales, catalográficas y bibliográficas.

El perfeccionamiento de los sistemas ideados a través de la historia de la humanidad para la conservación y almacenamiento de los soportes caligráficos se considera un aspecto muy importante en el conocimiento, desarrollo, transmisión y propagación de la cultura. Las bibliotecas1 siempre se han encargado de atesorar los distintos soportes documentales para su inmediata y posterior utilización. Muchos estudiosos2 sintieron la necesidad de dar un fuerte impulso al hacer bibliotecario, a la conservación, catalogación , clasificación y ordenación de todo tipo de documentos, y con su esfuerzo facilitaron a los actuales a todos los científicos e investigadores de cualquier especialidad la dirección correcta a seguir en sus especialidades.

Melvile Dewey, un bibliotecario estadounidense, durante su estancia como bibliotecario en el Amherst College observó su lugar de trabajo y decidió que aquello necesitaba una organización precisa, una clasificación que fuese útil al bibliotecario y al lector, un sistema que sirviese para Amherst y todas las bibliotecas del mundo. Es decir, una clasificación capaz de unificarlas a todas para que todos los lectores del mundo pudiesen fácilmente acceder a cualquier libro de cualquier biblioteca de cualquier ciudad. Así en 1876, Melville creó la Clasificación Decimal3, que consistía en la organización en 10 categorías, y a su vez cada una de ellas en 10 subcategorías.

Paul Otlet y Henri La Fontaine son considerados los padres de la biblioteconomía y la documentación. Otlet entendía que sin un procedimiento para tratar los documentos y publicaciones científicas se corría el riesgo de duplicar trabajos, sobre todo en las ciencias humanas y sociales. Para solucionarlo, Otlet propuso establecer una clasificación científica de las fuentes y elaborar un catálogo que incluyera indización y resumen de cada una de ellas. De este modo Otlet y La Fontaine empezaron un trabajo de bibliografía de las ciencias. Tratan de recopilar, organizar y clasificar las fuentes científicas. Este trabajo dio como resultado la aparición del concepto de conocimiento científico por acumulación, que se suscribe como punto de partida de definiciones e introducciones a la documentación a la hora de ser tratada como ciencia.

Posteriormente, en 1895, Otlet y La Fontaine crearon en Bruselas el Instituto Internacional de Bibliografía, actualmente Federación Internacional de Documentación. El resultado más llamativo que consiguieron fue la creación de la Clasificación Decimal Universal4 bibliotecaria.

Función de la Documentación

La ciencia de la documentación con el paso del tiempo dejó de aplicarse únicamente a la ciencia y a la técnica. A medida que iba adquiriendo importancia y adentrándose en los más variados temas, por otra banda, la información5 comenzaba a desarrollarse, siendo su consecuencia inmediata. Es inherente la necesidad del hombre por la información desde tiempos inmemoriales. De hecho, ha adquirido la información necesaria para su propio desarrollo y evolución a lo largo de los siglos, prácticamente sin darse cuenta. Nos encontramos en una época en que toda actividad se somete a análisis y estudio. La información no podía, por supuesto, escaparse de este proceso. En definitiva, consideramos la documentación en su propio ámbito como el todo y la información como su consecuencia.

La Documentación se ocupa de los procesos de transferencia de la información, desde su generación hasta su uso. Estos procesos incluyen la búsqueda, selección, análisis, difusión y recuperación documental. La búsqueda consiste en un proceso manual, mecánico, automático o intelectual con el fin de obtener los documentos o referencias de nuestras correspondientes consultas. La selección documental es aquella tarea en la que se escogen los documentos pertenecientes al campo definido por el centro o sistema documental y que por su utilidad merecen registrarse y ser transmitidos a los usuarios que lo soliciten. El análisis documental está formado por el conjunto de operaciones que darán lugar a la representación del contenido de un documento de forma diferente al original. En este apartado establecemos una tipología, el análisis externo, descripción bibliográfica y catalogación; y análisis interno, indización y resumen documental. Por último, hablamos de la difusión y recuperación documental como la expansión de la información obtenida y que antes ha sido solicitada por el usuario.

Concluimos, pues, que la función de esta ciencia es informar sobre elementos de conocimiento contenidos en documentos, siendo de gran relevancia, el tratamiento de esa información para facilitar su difusión a los usuarios que la necesiten. Hablamos entonces también de una función social6, al considerar que esta ciencia adquiere una dimensión que extiende su campo de acción a otras áreas del conocimiento no estrictamente científicas.

Objetivos de la documentación

Los objetivos de la documentación -como es obvio- están plenamente relacionados con su función, se trata del proceso documental. Haremos entonces un pequeño viaje, al que ya nos referimos en el anterior apartado, desde el análisis hasta la recuperación.

En primer lugar se hará una selección del material siguiendo una serie de criterios. Posteriormente se realizará un análisis documental, concepto que López Yepes define como “el conjunto de operaciones que permiten desentrañar del documento la información en él contenida”. El fin de ambas acciones consiste en la descripción bibliográfica y catalogación. El primero objetivo por tanto, la descripción bibliográfica, indica el número, orden y naturaleza de cada documento; mientras que la catalogación es el proceso que transfiere los datos técnicos de un documento a un soporte.

Continuemos, pues, con el siguiente fin, la indización que consiste en extraer los conceptos representativos del contenido de un documento con la ayuda de un lenguaje documental o lenguaje controlado. Debemos diferenciar en este apartado entre la manual o humana y la automática.

Resumen documental constituye el siguiente paso, es decir, representar de forma condensada el contenido de un documento a través de la lectura y el análisis.

Posteriormente se procederá al almacenamiento, búsqueda, recuperación y difusión de la información; con el objetivo de llegar al usuario7. Los lenguajes documentales aparecen en el proceso documental como una necesidad para estructurar el pensamiento, su fin es facilitar la recuperación.

En definitiva, los objetivos de esta ciencia se engloban en su propia función, la de informar. Una vez más volvemos a asociar la documentación con el proceso de información.

Nuevas expresiones en el ámbito de las Ciencias de la Documentación

Con motivo de tener cada vez una información más globalizada, presentamos un glosario en el que se reúnen conceptos claves a la hora de documentarse en diferentes idiomas.

ESPAÑOL	INGLÉS	FRANCÉS	ITALIANO
Conceptos generales de las CC.de la Comunicación
Análisis	Analysis	Analyse	Analisi
Antecedentes	Background	Des antècèdents	Precedenti
Búsqueda	Search	Recherche	Ricerca
Búsqueda Documental	Search documentary	Recherche documentaire	Ricerca di documenti
Ciencias de la Documentación	Information science	Science de la documentation	Scienza della Documentazione
Citar	Quote	Citer	Citare
Constatación	Verification	Constatation	Verifica
Criterio	Criterion	Discernement	Criterio
Criticar	Criticize	Critiquer	Criticare
Documentación	Documentation	Documentation	Documentazione
Documentación Audiovisual	Audiovisual Documentation	Documentation Audiovisuelle	Documentazione Audiovisiva
Documentación Informativa	Informative Documentation	Documentation Informative	Documentazione Informativa
Documentación Periodística	Documentation Journalism	Documentation journalistique	Documentazione Giornalistica
Estructura	Structure	Structure	Struttura
Examinar	Examine	Examiner	Esaminare
Fuentes	Sources	Sources d´information	Fonti
Identificación	Identification	Identification	Identificazione
Información	Information	Information	IInformazione
Investigación	Research	Investigation	Investigazione
Organización	Organization	Organisation	Organizzazione
Parafrasear	Paraphrase	Paraphraser	Parafrasi
Recursos	Resources	Ressource	Ricorsi
Resumir	Summarize	Rèsumer	Riassumere
Selección	Selection	Sélection	Selezione
Sistematizar	Systematize	Systématiser	Sistematizzare
Sociedad de la Información	Information society	Sociéte de la Information	Societá dell´informazione
Usos	Uses	Á l`usage	Usi
Verificar	Verify	Vérifier	Verificare
Herramientas de búsqueda
Análisis de contenidos	Content analysis	Analyse des contenus	Analisi dei contenuti
Anexos	Annexes	Adjointe	Allegati
Apéndices	Appendices	Annexe	Appendici
Artículos	Article	Article	Articoli
Bases de datos	Databases	Base de données	Banca dati
Buscadores e directorios	Search engines and directories	Chercheurs et répertoires	Motore di ricerca e cartelle
Cartas	Letters	Lettre	Lettere
Catálogo de bibliotecas	Library catalogue	Catalogue des bibliothéques	Catalogo delle biblioteche
Conversaciones telefónicas	Telephone conversation	Conversations téléphoniques	Conversazioni telefoniche
Consultas a expertos	Consultation with experts	Consultations	Consuleze di esperti
Cuestionarios	Questionnaires	Questionnaire	Questionari
Diccionarios	Dictionaries	Dictionnaires	Dizionaro
Documentos	Documentaries	Document	Documenti
Enciclopedias	Encyclopedias	Encyclopédie	Ensiclopedie
Encuestas	Polls	Enquête	Sondaggi
Entrevistas	Interviews	Interview	Interviste
Estudios	Studies	Études	Studi
Figuras	Figures	Forme	Figure
Guías temáticas	Subject guides	Guide thématique	Guide tematiche
Hipótesis	Hypothesis	Hypothése	Ipotesi
Libros	Books	Livres	Libri
Manuales	Manuals	Manuel	Manuali
Manuscritos	Manuscripts	Manuscrit	Manoscritti
Mapas conceptuales	Concept maps	Carte conceptuelle	Mappe concetualli
Mensajes de correo electrónico	E- mail	Émaux	Messagge di posta elettonica
Ponencias	Presentations	Communication	Presentazioni
Predicciones	Predictions	Prédiction	Predizioni
Proposiciones	Propositions	Proposition	Proposizioni
Proyecciones	Projections	Projection	Proiezzioni
Publicaciones en actas	Publications in proceedings	Publications en procés – verbal	Pubblicazione degli atti
Revistas científicas	Journals	Magacines scientifiques	Riviste scientifiche
Sistemas de información y recuperación	Information and retrieval system	Systéme d`information et recuperation	Sistemi di informazione e recupero
Tablas	Draws	Table	Tabelle
Teorías	Theories	Théorie	Teorie
Tesis defendidas	Defended theses	Thése Défendeuresse	Tesi difese
Tests	Tests	Tests	Tests
Trabajos de integración final	Final integration work	Travail d´intégration finalle	Lavoro di integrazione finale
Metodologías
Gestión de conocimientos	Knowledge management	Démarche de connaissance	Gestione della conoscenza
Gestión de la información	Information management	Démarche de l´information	Gestone dell´informazione
Metodología crítica	Critical methogology	Méthodologie critique	Metedologia critica
Metodología interpretativa	Interpretative methodology	Méthodologie Interprétative	Metodologia interpretativa
Metodología positivista	Positive methodology	Méthodologie positiviste	Metodologia positivista
Normas de estilo			Regole di stile
Cita de segunda mano	Quote of resale	Citation de deuxiéme main	Citazione
Cita directa	Direct Quote	Citation Directe	Citazione diretta
Cita ideológica	Ideological quote	Citation Idéologiques	Citazione ideologica
Cita indirecta	Indirect quote	Citation Indirecte	Citazone indiretta
Colofón	Colophon	En guise de conclusión	Colofone
Comillas dobles	Double quote	Guillemets Doubles	Vorgolette
Cursivas	Italics	Italique	Corsivo
Notas a pié de página	Notes to footer	Note au pied	Pié di pagina
Paréntesis	Parenthesis	Parenthése	Parentesi
Puntos suspensivos	Suspension Points	Points de suspensión	Puntimi
Referencia parentética	Parenthetical reference	Référence	Referiemento tra parentesi
Sangría	Bleeding	Alinéa	Rientro
Sangría francesa	Hanging indent	Alinéa française	Rientro francese
Conceptos informáticos
Anclas o anclajes	Anchors	Ancrage	Taselli o ancoraggi
Anfitrión	Host	Host	Host
Aplicaciones	Applications	Application	Applicazioni
Base de suscriptores	Subscriber base	Base des abonnés	Abbonati
Base en línea	Online databases	Base en ligne	Base in linea
CD-ROM	CD-ROM	CD-ROM	CD – ROM
Computación en la nube	Cloud Computing	Computation dans le nuage	Il cloud computing
Digitalización	Digitizacion	Numérisation	Digitalizzazione
Directorio	Directory	Directoire	Cartella
Disquete	Diskette	Disquette	Dischetto
Encaminadores	Routers	Routers	Routers
Enlaces	Links	Liason	Link
Hipermedia	Hypermedia	Hypermédia	Ipermedia
Hipertexto	Hypertext	Hypertexte	Ipertesto
Interactividad	Interactivity	Interactivité	Interattivitá
Metabuscadores	Metasearch	Metachercheur	Metamotore di ricerca
Montaje	Mounting	Réalisation	Montaggio
Multimedia	Multimedia	Multimédia	Multimedia
Navegadores	Browsers	Navigateur	Navigatori
Nodos	Nodes	Nodosité	Nodi
Ordenador local	Local host/Local computer	Ordinateur local	Computer locale
Red de ordenadores	Network	Réseau d´ordinateurs	Network
Redes sociales	Social networking	Réseau sociale	Reti sociale

Conclusión

Hemos podido comprobar como las Ciencias de la Documentación conforman la base de todo conocimiento, reteniendo, como se apuntaba antes, todo aquello que la mente humana no es capaz de almacenar. Tras revisar la definición y el objeto de la Documentación, su origen e historia, su función, sus objetivos y los nuevos conceptos que se han ido incorporando, es posible concluir que la Documentación salpica a todas aquellas ramas del saber, ya sean las ciencias de la comunicación o cualquier otro tipo de conocimiento que necesite ser documentado. Incluyendo en su seno la bibliotecología, la archivología y la documentación propiamente dicha, esta Ciencia nos aporta un espectro amplísimo de información que pone en marcha la máquina del conocimiento, en un momento de revolución informativa, donde todos debemos manejar los datos con veracidad y rigor.

1 Paul Otlet dijo “Las bibliotecas conjuntan yofs ls producción del trabajo intelectual y los medios para aumentar dicha producción. Son a la vez los depósitos, los laboratorios y los instrumentos de la ciencia. Desde el punto de vista de la enseñanza y difusión de los conocimientos, ellas son las aliadas y los socmplementos de la Escuela y de la Universidad, y deben funcionar como elementos propios de la organización de la ecuación del Pueblo” OTLET, Paul: Manuel de la Bibliothèque Publique. Bruselas, Union de las Villes et Comunes belges, Publ. núm. 17, 1923, página 41.

2 Ernest C. Richardson explica que las bibliotecas existían antes del Diluvio Universal. CUSHING RICHARDSON, Ernest: The beginnings of Librries, 1912-1913

3 000- Ciencia de los computadores, información y obras generales; 100- Filosofía y psicología; 200- Religión, teología; 300- Ciencias sociales; 400- Lenguas; 500- Ciencias; 600- Tecnología; 700- Artes y recreación; 800- Literatura; 900- Historia y geografía.

4 La CDU ofrece un sistema de uso científico para la organización del conocimiento, mientras que la CDD (Dewey) se ciñe generalmente a la clasificación de documentos y a la organización de una biblioteca.

5 Información, en este contexto, es todo elemento de conocimiento, cualquiera que sea su nivel o su dominio, susceptible de ser transmitido o hecho público. Se incluyen pues todos los aspectos de la producción cultural [...] cualquiera que sea el medio, el tema o el nivel de especificidad. Toda esta producción, materializada en diferentes soportes físicos y conservada a través del tiempo, constituye el objeto de la Documentación que actúa sobre ella para explotarla y ponerla a disposición de cualquier individuo.

6 La ciencia es el motor social del conocimiento y del desarrollo.

7 Estos pasos fueron anteriormente definidos en el apartado de la función de la ciencia de la documentación.

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